Was passiert eigentlich am Ende des Jahres mit dem Resturlaub?

Das Jahresende naht und auf den Urlaubskonten von Mitarbeitern stehen noch Urlaubstage aus 2013. Was nun? Verfallen sie oder können sie ins nächste Kalenderjahr übertragen werden?

Der Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber auf Gewährung von Erholungsurlaub besteht nach § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG grundsätzlich nur während des jeweiligen Urlaubsjahrs. Der Urlaubsanspruch ist damit grundsätzlich auf das Kalenderjahr befristet.

Am Jahresende offener Resturlaub wird ausnahmsweise bis zum Ende des gesetzlichen Übertragungszeitraums, d. h. bis zum 31. März des Folgejahrs befristet übertragen, wenn die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG erfüllt sind. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist danach nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe vorliegen, die eine Übertragung rechtfertigen.

Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten 3 Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Mit der grundsätzlichen Einschränkung der Übertragbarkeit des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr soll die Ansammlung von Urlaubsansprüchen verhindert werden. Außerdem könnte mit einem langfristigen „Sammeln“ von Urlaub dessen Hauptzweck – Erholung des Arbeitnehmers von den Belastungen der Arbeit – nicht erfüllt werden.

Spätestens mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt nicht genommener Urlaub dann grundsätzlich ersatzlos. Im fortbestehenden Arbeitsverhältnis ist übertragener Urlaub damit nicht nach § 7 Abs. 4 BurlG abzugelten.

Ausnahmsweise längere Übertragung von Urlaub
Ausnahmen von dem Grundsatz, dass übertragener Urlaub in den ersten 3 Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden muss, finden sich in den Sondertatbeständen von § 7 Abs. 3 Satz 2 und 3 BurlG, § 17 Satz 2 MuSchG, § 17 Abs. 2 BEEG sowie § 4 Abs. 2 ArbPlSchG.

Anders lautende Vereinbarung
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können vereinbaren, dass der Arbeitnehmer Urlaub ohne Rücksicht auf das Bestehen von Übertragungsgründen während des gesamten folgenden Kalenderjahres beanspruchen kann.

Hinweis: Arbeitgeber vermeiden Streitigkeiten, wenn sie im Arbeitsvertrag eindeutig regeln, bis wann der Urlaub übertragen werden kann. Dabei kann folgende Formulierung gewählt werden: „Resturlaubstage müssen vor dem 1. April (alternativ kann jeder später liegende Zeitpunkt vereinbart werden) des nächsten Jahres genommen werden, sonst verfallen sie“ (BAG, 9 AZR 200/04).

Betriebliche Übung
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass von dem gesetzlichen Übertragungszeitraum grundsätzlich auch im Rahmen einer betrieblichen Übung zu Gunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden kann. Dies ergibt sich im Umkehrschluss aus § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG, der lediglich eine Abweichung von den gesetzlichen Bestimmungen zu Ungunsten des Arbeitnehmers verbietet. Konkret konnte also der Arbeitnehmer im Falle einer betrieblichen Übung den Urlaub des Vorjahres bis zum Ende des Folgejahres beanspruchen. Diese Regelung beinhaltet auch die Verpflichtung des Arbeitgebers, den Urlaub dann abzugelten, wenn das Arbeitsverhältnis vor Ablauf des vertraglichen Übertragungszeitraums endet.

Der Arbeitnehmer muss allerdings darlegen und beweisen, dass der Arbeitgeber einen entsprechenden Verpflichtungswillen hinsichtlich der verlängerten Urlaubsübertragung gebildet und dem Arbeitnehmer gegenüber geäußert hat. Dieser Beweispflicht kann der Arbeitnehmer dadurch nachkommen, dass er für möglichst viele Arbeitnehmer des Unternehmens auflistet, in welchen Jahren wie viele Urlaubstage über den 31. März hinaus übertragen wurden. Hieraus lässt sich das Entstehen einer betrieblichen Übung zu Gunsten des Arbeitnehmers ableiten (BAG, Urteil vom 21. Juni 2005 – 9 AZR 200/04).

Für Arbeitgeber heißt das:
Überträgt ein Arbeitgeber regelmäßig Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr über den 31. März des aktuellen Jahres hinaus, läuft er Gefahr, diese Urlaubsansprüche bei Ausscheiden eines Mitarbeiters abgelten zu müssen.
Arbeitgeber sollten Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr konsequent bis spätestens 31. März des aktuellen Jahres abbauen lassen.
In keinem Fall sollte Urlaubsanspruch über den 31. März des aktuellen Jahres gewährt werden.

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